En 2012, SOS Médecins Brest faisait face à une interface dépassée et à des outils cloisonnés qui freinaient leur mission de soins d'urgence. Leur système ne permettait aucune communication avec l'écosystème médical environnant, générant des pertes de temps critiques et des risques d'erreurs.
ORIGAMI a transformé leur manière de travailler : cette solution sur mesure leur a permis de prendre en charge 30% de patients supplémentaires dès la première année, sans personnel additionnel. Le logiciel s'est imposé comme un hub d'interconnexion au cœur de l'écosystème de soins brestois, communiquant en temps réel avec les laboratoires d'analyses, les services d'ambulance, le SAMU, l'IVS pour le suivi épidémiologique, et les téléservices de la Sécurité Sociale.
2x
moins de temps passé
pour la création d'une facture
1 mois
ETP economisé sur le calcul
des rétrocessions chaque année
Contexte avant le projet
Avant 2012, SOS Médecins s'appuyait sur un logiciel interne développé plusieurs années auparavant. Cet outil ne répondait plus aux exigences d'une organisation devant gérer en continu des appels, des urgences et des visites à domicile.
Son interface vieillissante compliquait la prise en main et ralentissait les secrétaires au quotidien. Chaque action nécessitait plusieurs clics ou fenêtres, sans vue d'ensemble sur l'activité en cours. Le logiciel ne proposait aucune carte permettant de visualiser la répartition des médecins dans la ville ni le suivi en temps réel des visites.
Les équipes étaient donc contraintes de fonctionner avec des appels téléphoniques et des tableaux complémentaires pour savoir quel médecin était disponible. La gestion des paiements et des rétrocessions reposait sur des calculs manuels fastidieux, sources de perte de temps et de risques d'erreurs. Enfin, les responsables manquaient d'outils statistiques pour piloter l'activité, mesurer les volumes de visites ou anticiper les besoins.
Les objectifs du projet
Pour rester efficaces et répondre aux attentes croissantes des patients, SOS Médecins avait besoin d'un logiciel moderne, capable de :
- Fluidifier la coordination médicale grâce à une cartographie en temps réel des médecins et des interventions.
- Réduire la charge administrative en automatisant la facturation, le calcul des rétrocessions et la gestion des dossiers.
- Offrir une vision claire de l'activité grâce à des outils de recherche avancée et des statistiques multicritères.
- Garantir l'interopérabilité médicale avec l'écosystème de santé (SAMU, laboratoires, Sécurité Sociale).
- Anticiper les évolutions réglementaires (programme SÉGUR, services de l'ANS, base Claude Bernard) afin de garantir la conformité et la pérennité du logiciel.
La solution mise en place
Depuis 2012, ORIGAMI a été développé de zéro pour répondre aux besoins spécifiques de SOS Médecins. Le logiciel est aujourd'hui une solution mature et robuste, capable de gérer jusqu'à 400 appels par jour en période de pointe avec 6 médecins opérant simultanément sur le terrain et 2 à 3 standardistes dans les bureaux.
Coordination médicale en temps réel
- Cartographie dynamique des visites et des médecins, avec géocodage automatique et optimisation des trajets
- Architecture temps réel garantissant la synchronisation instantanée entre tous les postes
- Messagerie sécurisée interne et externe (MSSanté) pour la communication avec les patients et entre professionnels de santé
Automatisation administrative
- Calcul automatique des rétrocessions, économisant l'équivalent d'un mois de travail par an
- Génération automatisée des documents médicaux (arrêts de travail, certificats, prescriptions)
- Identification directe des patients avec les téléservices de la Sécurité Sociale
Interopérabilité et conformité
- Intégration du SAS (Service d'Accès aux Soins) du SAMU via API HL7/FHIR
- Récupération automatique des analyses des laboratoires via SFTP/MSSanté
- Hébergement HDS avec base de données chiffrée et répliquée pour garantir la sécurité des données de santé
- Conformité SÉGUR : téléservice INSi pour l'identification des patients, intégration progressive de la base Claude Bernard
Pilotage et analyse
- Moteur de recherche avancé multicritères sur l'ensemble de la base patients
- Tableaux de bord statistiques pour analyser l'activité (médecin, type d'acte, période, zone géographique)
- Export de données pour les déclarations obligatoires et le suivi épidémiologique (IVS)
Résultats obtenus
Indicateurs clés de performance
+30%
de patients pris en charge dès la 1ère année
1 mois
de travail économisé par an sur les tâches administratives
400
appels/jour gérés en période de pointe
100%
de conformité aux normes de sécurité HDS
La mise en place d'ORIGAMI a transformé l'organisation de SOS Médecins Brest. La migration, réalisée via un script de reprise de données suivi d'une bascule complète, s'est effectuée sans interruption de service ni période de double-run.
Les médecins bénéficient d'une meilleure coordination grâce à la carte en temps réel et aux outils de communication intégrés. La génération automatique des documents médicaux accélère les consultations tout en améliorant la traçabilité.
Les responsables disposent d'indicateurs précis pour piloter l'activité : statistiques multicritères, suivi des volumes d'appels, analyse des charges de travail par médecin. Cette vision permet d'optimiser les plannings et d'anticiper les besoins en période de forte activité.
Témoignage
D’octobre 2012 à juillet 2014, Nathan Le Ray a modifié la configuration de l’ERP d’un Service d’Aide Médicale d’Urgence. Chaque année, son centre d’appels dédié centralise environ 70 000 appels téléphoniques donnant lieu à environ 45 000 visites médicales à domicile. Ces appels sont passés dans des circonstances urgentes ou en l’absence d’un médecin traitant.
Sous format d’application web sécurisée, l’ERP fournit un système de retour d’information classique des dossiers patients (disponible sur site ou sur les smartphones des médecins), une géolocalisation en temps réel des visites en cours ou planifiées (soit localement soit accessible via smartphones), un serveur de messagerie interne, un module de comptabilité des actifs complet, un accès contrôlé de la transmission des données médicales depuis l’extérieur, un module de statistiques des activités, un planning de rendez-vous médicaux, qui permettrait une meilleure gestion des futures activités clients, ainsi qu’une interface d’administration simple et conviviale.
Tout en restructurant l’outil depuis 2008, résultat de quelques projets antérieurs, Nathan Le Ray, qui avait 20 ans à l’époque, a pu reconsidérer l’ensemble du projet. Il a évalué les besoins ergonomiques des différents utilisateurs (opérateurs téléphoniques, médecins, l’administrateur et le comptable). Il a participé à la rédaction du cahier des charges. Il a expliqué les choix techniques qu’il pouvait faire. Il a inclus une solution de sauvegarde externalisée. Il a anticipé la récupération de l’ancienne base de données. Il s’est adapté à la configuration du réseau local.
Le contrat incluait également le fait qu’il mettrait le projet en production, ce qu’il a fait le 21 juillet 2014.
En résumé, au-delà de sa maîtrise technique efficace, Nathan Le Ray a prouvé qu’il avait une compréhension approfondie des besoins du client dans leur ensemble.
Évolutions et roadmap
ORIGAMI continue d'évoluer pour accompagner les besoins de SOS Médecins et rester conforme aux standards nationaux. La roadmap 2025 prévoit :
- Finalisation de l'intégration SÉGUR : déploiement complet de la base Claude Bernard pour la sécurité médicamenteuse
- Intégration d'un nouvel établissement : ajout de la gestion de plusieurs sites par le même standard d'appels
Cette approche évolutive garantit que le logiciel reste un levier stratégique pour améliorer la qualité de service aux patients tout en optimisant l'organisation médicale.
Conclusion
Le succès d'ORIGAMI illustre notre conviction : un logiciel sur mesure, pensé avec et pour les utilisateurs métier, devient un avantage concurrentiel plutôt qu'un simple outil. Cette approche, combinée à notre expertise technique de 15 ans dans le développement d'applications critiques, garantit des solutions robustes et évolutives.
Pour SOS Médecins, la technologie a permis de simplifier la pratique médicale tout en améliorant significativement la prise en charge des patients. C'est cette même approche que nous proposons à nos clients TPE/PME : transformer vos processus métier en avantages compétitifs durables.